Przedruk mojego artykułu opublikowanego 20.09.2025 w serwisie Nowa Ustawa VAT: czytaj oryginał. Tekst zachowuje brzmienie pierwotnej publikacji i odnosi się do jej daty.
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest wprowadzany stopniowo.
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie największych podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży (z VAT) powyżej 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania obejmie wszystkich podatników.
Na pierwszy rzut oka może się więc wydawać, że mniejszych firm zmiany te nie dotyczą aż do 1 kwietnia 2026 r. Skąd zatem stwierdzenie, że wszyscy podatnicy muszą szykować się na KSeF już od lutego 2026 r.?
Wystawianie a otrzymywanie faktur – kluczowa różnica
Etapy wdrożenia odnoszą się wyłącznie do wystawiania faktur w KSeF. Tymczasem każda faktura, która zostanie wystawiona w systemie, musi też zostać przez kogoś odebrana i w tym tkwi sedno sprawy. Od 1 lutego 2026 r. faktury wystawiane przez największych podatników będą mogły być przekazywane wyłącznie w KSeF – niezależnie od tego, kto jest nabywcą.
Nie ma przepisu, który ograniczałby obowiązek dużych podatników do fakturowania wyłącznie wobec innych „dużych”. Jeżeli duży podatnik sprzeda coś małemu, to fakturę i tak wystawi w KSeF. Oznacza to, że mały podatnik będzie musiał umieć ją odebrać i przetworzyć w swojej księgowości.
Czy dotyczy to faktur o każdej wartości?
Tak. Każda transakcja – nawet na niewielką kwotę – od 1 lutego 2026 r. będzie fakturowana w KSeF przez największych podatników. Odbiór takiej faktury będzie możliwy wyłącznie przez KSeF.
Dlaczego nie warto czekać do 2026 r.?
- 1 lutego 2026 r. to moment, w którym duzi podatnicy zaczną fakturować wyłącznie poprzez KSeF, a więc faktury wystawione na rzecz małych podatników również tam trafią.
- Różnica między 1 lutego 2026 r. a 1 kwietnia 2026 r. jest niewielka – to zaledwie dwa miesiące. Ten okres upłynie szybko, a przygotowanie systemów, dostosowanie procesów i przeszkolenie pracowników wymaga czasu i wysiłku.
- Im szybciej przedsiębiorcy zaczną testować rozwiązania, tym mniejsze ryzyko wystąpienia błędów i chaosu, gdy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich.
Podsumowanie
Choć ustawodawca formalnie przewidział wprowadzenie KSeF etapami, w praktyce wszyscy podatnicy będą musieli zmierzyć się z nową rzeczywistością już od 1 lutego 2026 r. – ponieważ wtedy faktury od dużych kontrahentów będą dostępne wyłącznie
w systemie KSeF. Dlatego nie ma sensu czekać do ostatniej chwili. Zdecydowanie rekomendujemy, jak najszybsze przygotowanie się do zmian w procesach fakturowania.
Autor: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych
Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT? Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl
Wesprzyj projekt. Dowiedz się, jak możesz to zrobić: Finansowo – Nowa Ustawa VAT
