KSEF – jak ocenić nowy projekt ustawy o e-fakturach
Ministerstwo Finansów przygotowało długo wyczekiwany projekt ustawy o rozwiązaniach w obowiązkowym KSeF.
Spróbujmy zatem ocenić przedstawiony projekt: co jest na plus, co jest na minus, a co jest niewiadomą.
Tutaj link do ustawy wprowadzającej elektroniczne faktury: https://www.gov.pl/web/finanse/finalne-konsultacje-ksef
Plus – projekt zgodny z konsultacjami
Na początek na plus to, że nie ma niespodzianek. Opublikowany projekt nie odbiega od tego, co było komunikowane przez Ministerstwo podczas konsultacji podatkowych założeń do KSeF, które trwały do lipca tego roku.
W trakcie konsultacji MF i KAS zapowiedzieli w szczególności wprowadzenie do KSeF załączników do faktur, uregulowanie kwestii wystawiania faktur dla konsumentów, wprowadzenie okresów przejściowych wdrażania KSeF czy przygotowania czasowego ułatwienia dla wykluczonych cyfrowo.
Wszystko z tej listy można odhaczyć, jest w projekcie.
Minus – czemu tak późno?
Duży minus jednak za czas, jaki upłynął od końca konsultacji do opublikowania projektu przepisów. Skoro projekt odzwierciedla to, co zostało powiedziane w lipcu, to nie jest dobrze, że projekt pojawia się dopiero w listopadzie.
Minus – utrata zaufania przez podatników
Wielki minus za komunikację ze strony MF z podatnikami. Cisza w eterze, cisza która potęguje i tak bardzo dużą nieufność przedsiębiorców co do losów KSeF. Coraz liczniejsze są głosy, że KSeF w ogóle nie dojdzie do skutku.
Przedsiębiorcy są w bardzo trudnej sytuacji. Z jednej strony coś z KSeF należy zrobić, jeśli nie zrobimy nic, to może okazać się, że jak jednak KSeF wejdzie w życie, to będziemy w dużym kłopocie. Z drugiej strony, jeśli zainwestujemy już teraz we wdrażanie KSeF w takiej formie, w jakiej jest prezentowany, a na ostatniej prostej znowu termin wejścia w życie lub zakres stosowania, lub cokolwiek innego, zostanie zmienione, to pieniądze na wdrożenie pójdą w błoto.
W mojej ocenie potrzebny jest bardzo silny i jednoznaczny przekaz ze strony MF i KAS co do losów KSeF. Potrzebne są też polityczne deklaracje, że KSeF wejdzie w życie w 2026 roku.
Plus – tryb offline, żeby ułatwić start systemu
Istotą KSeF jest przesyłanie faktur poprzez system zarządzany przez MF. Czyli, wystawca wystawia fakturę, faktura jest wysyłana na serwery MF i następnie jest przekazywana do odbiorcy faktury.
Jednak w przypadku awarii KSeF, podatnicy mogą wysyłać sobie faktury, sporządzone według ustalonego wzoru, nie poprzez KSeF, tylko inną drogą, np. e-mailem. Chodzi o to, żeby faktury mogły być wysyłane, nawet w przypadku awarii KSeF.
Według projektu, w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy będą mogli wystawiać i wysyłać faktury tak, jak w przypadku awarii, a więc z pominięciem KSeF, tylko bezpośrednio między sobą. Przy czym wystawca będzie miał obowiązek wysłania faktury do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Te rozwiązanie jest dobre na początek działania systemu KSeF. Stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców. Pozwoli na spokojny rozruch systemu, mitygując w dużym stopniu ryzyko, że system padnie w pierwszych tygodniach działalności. Podatnicy nie będą zmuszeni wysyłać faktury poprzez KSeF, obciążenie systemu będzie więc mniejsze i rozłożone w czasie.
Pod rozwagę – może tryb offline powinien zostać?
Do rozważenia jest, czy te rozwiązanie off-line nie mogłoby być docelowo wbudowane w system KSeF. Faktem jest, że wówczas mówilibyśmy raczej o systemie raportingowym, niż o systemie wystawiania e-Faktur – czy jednak ma to takie duże znaczenie?
W ten sposób działa system e-fakturowania np. na Węgrzech. Podatnicy wystawiają tam faktury w postaci elektronicznej, przekazują je sobie zgodnie z własnymi ustaleniami, ale muszą raportować do organów podatkowych dane z wystawionych faktur, według ustrukturyzowanego schematu, w formacie xml.
Taki system jest wolny od ryzyka związanego z brakiem możliwości wystawiania faktur, nie zmusza podatników do zmian procesów fakturowania, nie wymaga centralnego, responsywnego systemu rządowego, podatnego na cyber-zagrożenia.
Jeśli system off-line sprawdzi się w praktyce, to może warto będzie rozważyć przedłużenie jego działania na kolejny okres lub w ogóle docelowo?
Minus – pozorne etapowanie wejścia w życie
Projekt zakłada etapowanie wejścia w życie obowiązku KSeF, w zależności od wielkości podatników. Harmonogram poszczególnych etapów zasługuje jednak na minusa.
W praktyce nie jest to żadne etapowanie. Najwięksi podatnicy, o przychodach rocznych powyżej 200 mln zł będą obowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej od 1 lutego 2026 r. Pozostali podatnicy będę mieli ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r., czyli już 2 miesiące później. Przy czym, skoro najwięksi podatnicy będą musieli wystawiać faktury w KSeF, to oznacza to, że ich kontrahenci będą musieli przyjmować faktury z KSeF, a więc w praktyce będą musieli wdrożyć większość rozwiązań na dzień 1 lutego 2026 r. Zresztą umówmy się, 2 miesiące przesunięcia w czasie, to żadna różnica.
Kilka uwag na zakończenie
Z pewnością KSeF to projekt, który jest potrzebny, który posunie dalej cyfryzację rozliczeń podatkowych. Dostrzegam w KSeF potencjał na automatyzację procesów dla przedsiębiorców, jak już przejdą trudną fazę wdrożenia i rozruchu KSeF.
Problem jest w tym, że zaczęliśmy KSeF jako jedni z pierwszych w UE, natomiast skończymy już nie jako pionierzy. Świat na nas nie czeka. Swoje rozwiązania na KSeF wprowadzają Niemcy, nasz główny partner handlowy. System e-faktur planuje Komisja Europejska. Pytanie, czy KSeF będzie można łatwo zaadaptować do funkcjonowania w otoczeniu, gdzie pozostałe państwa UE wprowadzą już swoje formaty e-faktur. Chciałbym, żeby Ministerstwo Finansów brało to pod uwagę już na tym etapie.
***
Zapraszam do kontaktu!
Zbigniew Makowski
Doradca podatkowy
tel. 791 344 564
