Obowiązkowy KSeF w każdej firmie
Czy muszę wprowadzać KSeF w swojej firmie?
Tak, KSeF w Polsce stanie się obligatoryjny w 2026 roku, o ile możemy wierzyć zapowiedziom Ministerstwa Finansów i wprowadzonej już w życie legislacji.
Pomimo, że duża część biznesu przestała wierzyć w obligatoryjny KSeF, to nie możemy zapominać, że weszła już w życie ustawa, która wprowadza datę wejścia w życie obowiązkowego KSeF – na 1 lutego 2026 r. ustawa – tekst
Po drugie, wczoraj wpisany został do wykazu legislacyjnych prac Rządu projekt ustawy wprowadzającej merytoryczne rozwiązania, jakich będzie wymagał KSeF. projekt ustawy – wykaz prac
We wpisie do wykazu nie podano szczegółów projektowanej legislacji, to jeszcze nie ten etap. Sam wpis do wykazu pokazuje jednak jedną bardzo istotną rzecz, tzn. że Ministerstwo Finansów formalnie rusza z procesem legislacyjnym tej ustawy.
Sam Minister Finansów również zapowiedział, że nie ma odwrotu od KSeF i system ten będzie wdrożony.
Czy powinienem wdrażać KSeF już teraz?
To jest bardzo dobre i trudne pytanie. Biorąc pod uwagę, że KSeF ma ruszyć już w 2026 roku, a jest koniec 2024 roku, czasu na wdrożenie KSeF, szczególnie jeśli chodzi o duże firmy, wcale nie jest dużo.
Zatem rekomendowanym byłoby, jeśli do tej pory KSeF w ogóle nie był przedmiotem zainteresowania w twojej firmie, żeby zacząć się poważnie przygotowywać na nadejście zupełnie nowego sposobu obrotu dokumentów i faktur.
Z drugiej strony, nie znamy zakresu zmiany przepisów ustawy o VAT dotyczących KSeF, nie znamy więc tak naprawdę konkretów dotyczących tego, jak ten system będzie miał wyglądać. Znamy ogólne zarysy koncepcji.
Zatem można w oparciu o te ogólne zarysy i to, co już teraz jest w ustawie, zacząć przygotowania do wdrożenia KSeF.
Czy przygotowanie do KSeF jest wyzwaniem?
To zależy od skali i skomplikowania procesów w firmie, w której ma być wdrażany.
Jeśli prowadzisz samodzielną działalność gospodarczą, to w zasadzie nie trzeba nic robić, programy księgowe, które masz w tej chwili na pewno pozwolą na otrzymywanie, jak i wystawianie faktur w KSeF. Zresztą prawdopodobnie będziesz mógł upoważnić swoją księgową do pobierania faktur z KSeF bezpośrednio z systemu.
Problemy zaczynają się pojawiać w większych firmach, gdzie samo otrzymanie czy wystawienie faktury to tylko część procesu księgowego.
Przykładowo, faktury mogą być powiązane z zamówieniami, z systemem magazynowym, potrzeba będzie odpowiednio poukładać procesy fakturowania, tak żeby na końcu prawidłowo wystawić fakturę według wymaganego wzorca. Trzeba będzie zastanowić się, kto może wystawiać faktury w KSeF, czy funkcja ta powinna spoczywać na księgowości, czy też upoważnionym powinien być np. sprzedawca mający bezpośredni kontakt z klientem.
Do rozważenia będzie kto i w jakim zakresie może mieć dostęp do faktur otrzymywanych.
Trzeba będzie zastanowić się nad kwestiami bezpieczeństwa, to znaczy jak ustawić proces fakturowania, żeby wyeliminować lub ograniczyć możliwości nieautoryzowanego dostępu do KSeF.
Być może trzeba będzie stworzyć odpowiednie procedury, zabezpieczające osoby wystawiające faktury w KSeF przed odpowiedzialnością karną skarbową.
Także w większych organizacjach jest to z pewnością wyzwanie.
Czy doradca podatkowy jest potrzebny do KSeF?
Tak – w większych organizacjach, gdzie fakturowanie wiąże się z bardziej skomplikowanym procesem.
W dużej organizacji wdrożenie KSeF trzeba traktować nie tylko, jako wyzwanie technologiczne.
Na koniec dnia, odpowiedzialność za prawidłowe wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur, będzie spoczywać przecież na osobach odpowiedzialnych w danej organizacji, zatem konieczny jest nadzór podatkowy nad wdrażaniem KSeF.
Kolejna rzecz, wdrożenie KSeF może wymagać zmian zastanych w organizacji procesów fakturowania. Przykładowo, fakt że faktury będą odbierane z systemu KSeF, może oznaczać, że będzie trzeba zmienić praktykę odbierania faktur np. przez poszczególne komórki merytoryczne dokonujące danych zamówień.
W zasadzie funkcja odbierania i wystawiania faktur być może przesunie się z jednostek merytorycznych na służby księgowości.
Taka zmiana wymaga odpowiedniego planowania i nadzoru podatkowego. Znowu, na koniec dnia na osobach fakturujących spoczywa odpowiedzialność karna skarbowa.
***
Mogę pomóc Ci we wdrożeniu KSeF w Twojej organizacji.
Zapraszam do kontaktu!
Zbigniew Makowski
Doradca podatkowy
