Przedruk mojego artykułu opublikowanego 16.04.2026 w serwisie Nowa Ustawa VAT: czytaj oryginał. Tekst zachowuje brzmienie pierwotnej publikacji i odnosi się do jej daty.
Wydaje się, że pojawia się pewien chaos informacyjny dotyczący wystawiania faktur w KSeF i poza KSeF. Z jednej strony można bez sankcji wystawiać i przekazywać kontrahentom faktury poza KSeF do końca 2026 r. Takie faktury, wystawione i przekazane kontrahentowi poza KSeF, niektórzy podatnicy zdają się wprowadzać następnie do systemu. Pojawiły się ostatnio artykuły, w których tłumaczone jest, jak wówczas sprawa wygląda z prawem do odliczenia u nabywców. Przepisy nie mówią nic wprost na temat wprowadzania faktur do KSeF, które zostały już kontranehtowi przekazane poza KSeF. Natomiast przepisy mówią wyraźnie o tym, że można przekazać fakturę poza KSeF, tylko jeśli została ona już wysłana do KSeF. Wielu sprzedawców tak też robi, wystawiając fakturę w KSeF i następnie wysyłając ją do klienta poza KSeF. Ten bałagan informacyjny i pojęciowy może prowadzić do błędów popełnianych przez podatników. Warto więc temat wystawiania i wysyłania faktur w KSeF oraz poza KSeF uporządkować.
Przepisy przejściowe
Do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF bez sankcji. Ponadto, KSeF stał się obowiązkowy dla większości podatników od 1 kwietnia 2026 r., zatem do 31 marca 2026 r. podatnicy ci wystawiali faktury poza KSeF.
To powoduje, że w obrocie funkcjonują obecnie równolegle dwa modele. Pierwszy to klasyczne faktury, wystawiane po staremu i przekazywane np. e-mailem w postaci pliku PDF. Drugi to faktury ustrukturyzowane, wystawiane w formacie FA(3) i przesyłane poprzez KSeF. Dodatkowo organy podatkowe potwierdzają, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje również z faktur wystawionych poza KSeF. To jeszcze bardziej gmatwa i tak już dość skomplikowaną sytuację w okresie przejściowym, czyli w 2026 r.
Największy problem: dublowanie faktur
Najbardziej ryzykowna sytuacja, o której mówi się zdecydowanie za mało, polega na tym, że podatnik wystawia fakturę poza KSeF, przekazuje ją kontrahentowi, a następnie wprowadza ją do systemu. Na pierwszy rzut oka wygląda to jak uzupełnienie formalności. W praktyce może to oznaczać wystawienie drugiej faktury.
Faktura w KSeF to faktura szczególnego rodzaju, która zgodnie z definicją musi zawierać numer faktury nadany przez system KSeF. Zarejestrowanie faktury w KSeF oznacza wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Teraz pojawia się pytanie, jaka jest relacja pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a fakturą, która nie jest fakturą ustrukturyzowaną, która została wysłana do kontrahenta jako zwykła faktura elektroniczna i następnie dane z tej faktury posłużyły do wystawienia faktury ustrukturyzowanej? Czy mamy do czynienia z jednym dokumentem, ale w dwóch egzemplarzach i w dwóch różnych postaciach? Czy też raczej będziemy mówili o dwóch odrębnych fakturach?
W mojej ocenie istnieje realne ryzyko, że w takiej sytuacji dojdzie do wystawienia dwóch różnych faktur dotyczących tej samej sprzedaży. W szczególności będzie to miało miejsce, jeśli daty wystawienia obu tych faktur będą się różniły. Przemawia za tym również fakt, że jeden z tych dokumentów ma odrębny numer faktury, nadany w systemie KSeF, a drugi dokument tego numeru nie ma. Dodatkowo jeśli mamy do czynienia z fakturą wystawioną “po staremu”, z której dane zostały następnie przepisane do pliku xml i schema FA3 oraz w takiej postaci wysłane do KSeF, to można znaleźć argumenty za tym, że doszło do ponownego wystawienia (sporządzenia) odrębnej faktury za sprzedaż, która już została zafakturowana.
W efekcie może dojść do sytuacji, gdzie obie faktury będą uznane za wprowadzone do obrotu, a jedna z nich będzie uznana za tzw. pustą fakturę. To oznacza realne ryzyko podatkowe dla sprzedawcy. Ryzyko obecne również w 2026 r., które nie jest związane z sankcjami za wystawienie faktury poza KSeF.
Jaka jest prawidłowa procedura?
Najbezpieczniejsza zasada jest bardzo prosta. Najpierw KSeF, potem kontrahent. Nigdy odwrotnie. Czyli, najpierw wystawiasz i wysyłasz fakturę do KSeF, następnie pobierasz tę fakturę lub jej wizualizację z KSeF, opatrujesz kodami QR i dopiero wówczas przekazujesz fakturę lub jej wizualizację klientowi. W ten sposób unikniesz zarówno ryzyka sankcji, jak i problemów z podwójnym fakturowaniem jednej sprzedaży. Taki sposób przekazywania faktur poza KSeF jest w pełni prawidłowy zarówno w 2026 r., jak i po pełnym wdrożeniu obowiązku od 2027 r.
Autor artykułu: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych, główny autor Nowej Ustawy VAT
Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT?
Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl
Wesprzyj projekt. Dowiedz się, jak możesz to zrobić: https://nowaustawavat.pl/finansowo/
