{"id":100015,"date":"2026-04-16T12:00:00","date_gmt":"2026-04-16T10:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/makowski-tax.com\/faktura-wystawiona-poza-ksef-i-w-ksef-czy-to-naprawde-duzy-problem\/"},"modified":"2026-10-27T10:35:13","modified_gmt":"2026-10-27T09:35:13","slug":"faktura-wystawiona-poza-ksef-i-w-ksef-czy-to-naprawde-duzy-problem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/faktura-wystawiona-poza-ksef-i-w-ksef-czy-to-naprawde-duzy-problem\/","title":{"rendered":"Faktura wystawiona poza KSeF i\u00a0w\u00a0KSeF \u2013 czy\u00a0to\u00a0naprawd\u0119 du\u017cy problem?"},"content":{"rendered":"

Przedruk mojego artyku\u0142u opublikowanego 16.04.2026 w serwisie Nowa Ustawa VAT: czytaj orygina\u0142<\/a>. Tekst zachowuje brzmienie pierwotnej publikacji i odnosi si\u0119 do jej daty.<\/em><\/p>\n

Wydaje si\u0119, \u017ce\u00a0pojawia si\u0119 pewien chaos informacyjny dotycz\u0105cy wystawiania faktur w\u00a0KSeF i\u00a0poza KSeF. Z\u00a0jednej strony mo\u017cna bez\u00a0sankcji wystawia\u0107 i\u00a0przekazywa\u0107 kontrahentom faktury poza KSeF do\u00a0ko\u0144ca 2026\u00a0r. Takie faktury, wystawione i\u00a0przekazane kontrahentowi poza KSeF, niekt\u00f3rzy podatnicy zdaj\u0105 si\u0119 wprowadza\u0107 nast\u0119pnie do\u00a0systemu. Pojawi\u0142y si\u0119 ostatnio artyku\u0142y, w\u00a0kt\u00f3rych\u00a0t\u0142umaczone jest, jak w\u00f3wczas sprawa wygl\u0105da z\u00a0prawem do\u00a0odliczenia u\u00a0nabywc\u00f3w. Przepisy nie\u00a0m\u00f3wi\u0105 nic wprost na\u00a0temat wprowadzania faktur do\u00a0KSeF, kt\u00f3re zosta\u0142y ju\u017c kontranehtowi przekazane poza KSeF. Natomiast przepisy m\u00f3wi\u0105 wyra\u017anie o\u00a0tym, \u017ce\u00a0mo\u017cna przekaza\u0107 faktur\u0119 poza KSeF, tylko\u00a0je\u015bli zosta\u0142a ona ju\u017c wys\u0142ana do\u00a0KSeF. Wielu sprzedawc\u00f3w tak\u00a0te\u017c robi, wystawiaj\u0105c faktur\u0119 w\u00a0KSeF i\u00a0nast\u0119pnie wysy\u0142aj\u0105c j\u0105\u00a0do\u00a0klienta poza KSeF. Ten ba\u0142agan informacyjny i\u00a0poj\u0119ciowy mo\u017ce prowadzi\u0107 do\u00a0b\u0142\u0119d\u00f3w pope\u0142nianych przez\u00a0podatnik\u00f3w. Warto wi\u0119c\u00a0temat wystawiania i\u00a0wysy\u0142ania faktur w\u00a0KSeF oraz\u00a0poza KSeF uporz\u0105dkowa\u0107.<\/p>\n

Przepisy przej\u015bciowe<\/strong>
\nDo ko\u0144ca 2026\u00a0r. podatnicy mog\u0105 wystawia\u0107 faktury poza KSeF bez\u00a0sankcji. Ponadto, KSeF sta\u0142 si\u0119 obowi\u0105zkowy dla wi\u0119kszo\u015bci podatnik\u00f3w od\u00a01 kwietnia 2026\u00a0r., zatem do\u00a031 marca 2026\u00a0r. podatnicy ci\u00a0wystawiali faktury poza KSeF.<\/p>\n

To\u00a0powoduje, \u017ce\u00a0w\u00a0obrocie funkcjonuj\u0105 obecnie r\u00f3wnolegle dwa modele. Pierwszy to\u00a0klasyczne faktury, wystawiane po\u00a0staremu i\u00a0przekazywane np.\u00a0e-mailem w\u00a0postaci pliku PDF. Drugi to\u00a0faktury ustrukturyzowane, wystawiane w\u00a0formacie FA(3) i\u00a0przesy\u0142ane poprzez KSeF. Dodatkowo organy podatkowe potwierdzaj\u0105, \u017ce\u00a0prawo do\u00a0odliczenia VAT naliczonego przys\u0142uguje r\u00f3wnie\u017c z\u00a0faktur wystawionych poza KSeF. To\u00a0jeszcze bardziej gmatwa i\u00a0tak\u00a0ju\u017c do\u015b\u0107 skomplikowan\u0105 sytuacj\u0119 w\u00a0okresie przej\u015bciowym, czyli w\u00a02026\u00a0r.<\/p>\n

Najwi\u0119kszy problem: dublowanie faktur<\/strong>
\nNajbardziej ryzykowna sytuacja, o\u00a0kt\u00f3rej\u00a0m\u00f3wi si\u0119 zdecydowanie za\u00a0ma\u0142o, polega na\u00a0tym, \u017ce\u00a0podatnik wystawia faktur\u0119 poza KSeF, przekazuje j\u0105\u00a0kontrahentowi, a\u00a0nast\u0119pnie wprowadza j\u0105\u00a0do\u00a0systemu. Na\u00a0pierwszy rzut oka wygl\u0105da to\u00a0jak uzupe\u0142nienie formalno\u015bci. W\u00a0praktyce mo\u017ce to\u00a0oznacza\u0107 wystawienie drugiej faktury.<\/p>\n

Faktura w\u00a0KSeF to\u00a0faktura szczeg\u00f3lnego rodzaju, kt\u00f3ra\u00a0zgodnie z\u00a0definicj\u0105 musi zawiera\u0107 numer faktury nadany przez\u00a0system KSeF. Zarejestrowanie faktury w\u00a0KSeF oznacza wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Teraz pojawia si\u0119 pytanie, jaka jest relacja pomi\u0119dzy faktur\u0105 ustrukturyzowan\u0105 a\u00a0faktur\u0105, kt\u00f3ra\u00a0nie\u00a0jest faktur\u0105 ustrukturyzowan\u0105, kt\u00f3ra\u00a0zosta\u0142a wys\u0142ana do\u00a0kontrahenta jako zwyk\u0142a faktura elektroniczna i\u00a0nast\u0119pnie dane z\u00a0tej\u00a0faktury pos\u0142u\u017cy\u0142y do\u00a0wystawienia faktury ustrukturyzowanej? Czy\u00a0mamy do\u00a0czynienia z\u00a0jednym dokumentem, ale\u00a0w\u00a0dw\u00f3ch egzemplarzach i\u00a0w\u00a0dw\u00f3ch r\u00f3\u017cnych postaciach? Czy\u00a0te\u017c raczej b\u0119dziemy m\u00f3wili o\u00a0dw\u00f3ch odr\u0119bnych fakturach?<\/p>\n

W\u00a0mojej\u00a0ocenie istnieje realne ryzyko, \u017ce\u00a0w\u00a0takiej sytuacji dojdzie do\u00a0wystawienia dw\u00f3ch r\u00f3\u017cnych faktur dotycz\u0105cych tej\u00a0samej sprzeda\u017cy. W\u00a0szczeg\u00f3lno\u015bci b\u0119dzie to\u00a0mia\u0142o miejsce, je\u015bli daty wystawienia obu tych faktur b\u0119d\u0105 si\u0119 r\u00f3\u017cni\u0142y. Przemawia za\u00a0tym r\u00f3wnie\u017c fakt, \u017ce\u00a0jeden z\u00a0tych dokument\u00f3w ma\u00a0odr\u0119bny numer faktury, nadany w\u00a0systemie KSeF, a\u00a0drugi dokument tego numeru nie\u00a0ma. Dodatkowo je\u015bli mamy do\u00a0czynienia z\u00a0faktur\u0105 wystawion\u0105 \u201cpo staremu\u201d, z\u00a0kt\u00f3rej\u00a0dane zosta\u0142y nast\u0119pnie przepisane do\u00a0pliku xml i\u00a0schema FA3 oraz\u00a0w\u00a0takiej postaci wys\u0142ane do\u00a0KSeF, to\u00a0mo\u017cna znale\u017a\u0107 argumenty za\u00a0tym, \u017ce\u00a0dosz\u0142o do\u00a0ponownego wystawienia (sporz\u0105dzenia) odr\u0119bnej faktury za\u00a0sprzeda\u017c, kt\u00f3ra\u00a0ju\u017c zosta\u0142a zafakturowana.<\/p>\n

W\u00a0efekcie mo\u017ce doj\u015b\u0107 do\u00a0sytuacji, gdzie obie faktury b\u0119d\u0105 uznane za\u00a0wprowadzone do\u00a0obrotu, a\u00a0jedna z\u00a0nich b\u0119dzie uznana za\u00a0tzw. pust\u0105 faktur\u0119. To\u00a0oznacza realne ryzyko podatkowe dla sprzedawcy. Ryzyko obecne r\u00f3wnie\u017c w\u00a02026\u00a0r., kt\u00f3re nie\u00a0jest zwi\u0105zane z\u00a0sankcjami za\u00a0wystawienie faktury poza KSeF.<\/p>\n

Jaka jest prawid\u0142owa procedura?<\/strong>
\nNajbezpieczniejsza zasada jest bardzo prosta. Najpierw KSeF, potem kontrahent. Nigdy odwrotnie. Czyli, najpierw wystawiasz i\u00a0wysy\u0142asz faktur\u0119 do\u00a0KSeF, nast\u0119pnie pobierasz t\u0119\u00a0faktur\u0119 lub jej wizualizacj\u0119 z\u00a0KSeF, opatrujesz kodami QR i\u00a0dopiero w\u00f3wczas przekazujesz faktur\u0119 lub jej wizualizacj\u0119 klientowi. W\u00a0ten spos\u00f3b unikniesz zar\u00f3wno ryzyka sankcji, jak i\u00a0problem\u00f3w z\u00a0podw\u00f3jnym fakturowaniem jednej sprzeda\u017cy. Taki spos\u00f3b przekazywania faktur poza KSeF jest w\u00a0pe\u0142ni prawid\u0142owy zar\u00f3wno w\u00a02026\u00a0r., jak i\u00a0po\u00a0pe\u0142nym wdro\u017ceniu obowi\u0105zku od\u00a02027\u00a0r.<\/p>\n

\n

Autor artyku\u0142u:<\/strong> Zbigniew Makowski \u2013 Prezes Zarz\u0105du Instytutu Finans\u00f3w i\u00a0Podatk\u00f3w Publicznych, g\u0142\u00f3wny autor Nowej Ustawy VAT<\/p>\n

Chcesz do\u0142\u0105czy\u0107 do\u00a0zespo\u0142u ekspert\u00f3w pracuj\u0105cych nad\u00a0projektem Nowej Ustawy VAT?<\/strong><\/p>\n

Napisz do\u00a0nas:<\/strong>\u00a0kontakt@nowaustawavat.pl<\/a><\/p>\n

Wesprzyj projekt. Dowiedz si\u0119, jak mo\u017cesz to\u00a0zrobi\u0107<\/strong>:\u00a0https:\/\/nowaustawavat.pl\/finansowo\/<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wydaje si\u0119, \u017ce pojawia si\u0119 pewien chaos informacyjny dotycz\u0105cy wystawiania faktur w KSeF i poza KSeF. Z jednej strony mo\u017cna bez sankcji wystawia\u0107 i przekazywa\u0107 kontrahentom faktury poza KSeF do ko\u0144ca 2026 r. Takie faktury, wystawione i przekazane kontrahentowi poza KSeF, niekt\u00f3rzy podatnicy zdaj\u0105\u2026<\/p>","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[3,5],"class_list":["post-100015","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-legislacja","tag-ksef","tag-vat"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/100015","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=100015"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/100015\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":100107,"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/100015\/revisions\/100107"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=100015"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=100015"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/makowski-tax.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=100015"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}